2013年12月14日

作業負担軽減のための工夫

DTP作業者にとっての難易度 ★★★☆☆(3)

下図のように定形フォーマットがいくつか(20〜30ぐらい)並ぶレイアウトを作成する機会がありました。定期刊行物なので同じ体裁のレイアウトを次号以降でも作る必要があり、フォーマット数は決まってはいないということでした。
1213a.jpg

テキストデータ上で文字をコピーしてInDesign上のテキストフレームにペーストする……という作業を何度も繰り返せば形にはできるのですが、作業負担が大きくミス(選択漏れなど)の可能性もあります。何か省力化できる方法がないかと試してみたものをご紹介したいと思います。以下、動画とサンプルデータをご覧ください(動画が長くてすみません)。

なお、サンプルデータはそれぞれ以下のような内容になっています。
【A】コピー&貼り付けの繰り返しで各テキストフレームに文字を入力する。
【B】連結したテキストフレームに文字をペーストし、「次のスタイル」機能により一気に段落スタイルを適用する。
【C】手順は上記【B】と同様だが、製品番号の枠を段落境界線により生成する(必要な時だけ枠が表示される)。
【D】表機能によって目的のレイアウトを実現する。
【E】手順は上記【D】と同様だが、製品番号の枠を段落境界線により生成する(必要な時だけ枠が表示される)。
【F】1つのテキストフレームで目的のレイアウトを実現する。「先頭文字スタイル」機能により、同段落内の一部(2つ目のタブの前)の文字のみに文字スタイルを適用する。製品番号の枠は段落境界線により生成する。「次のスタイル」も使用。
【G】CS4以降からの「行スタイル」機能(最初の数行のみに任意の文字スタイルを適用する)も使うことで、1つの段落スタイルだけで目的のレイアウトを実現する。
【H】CS3で、何とか1つの段落スタイルだけで目的のレイアウトを実現しようと試みたもの。「先頭文字スタイル」機能を2つ使用。不要な段落境界線は「下線」機能によって隠している。
【I】「データ結合」機能によって、必要な数だけフォーマットを発生させる。


どれも準備は面倒ですが、フォーマット数が多くなるほど、また号数が多くなるほど【A】と比べて作業負担が大幅に軽減されることになります。編集者の方とDTP作業者との間で事前に十分に打ち合わせをして、できるだけ楽な方法を探すべきだと思います。それが結果的に不備を減らし、時間短縮につながり、編集者の方の原稿チェックの負担も軽減することになるはずです。
サンプルデータはこちら《minimum2014_0507a.zip》です(CS4以降)。

※2014_0507修正データに差し替えました。



【思い出して追記】

11月に【F】の設定について説明しようと試みた動画をyoutubeにアップしていたのを思い出しました。お時間があればご覧ください(youtubeの動画へ)。


posted by 照山裕爾 at 03:19| Comment(0) | TrackBack(0) | InDesign-その他の機能 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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