2013年08月15日

索引用のExcelファイルを作成する

DTP作業者にとっての難易度 ★★★☆☆(3)

索引機能は、ある文字列(用語)がInDesignドキュメントの何ページ目に存在するかを認識し、リストとして書き出す機能です。書き出し時に段落スタイルなどを指定すれば、そのまま索引レイアウトを仕上げることも可能です。

しかし私の場合、InDesign上に書き出したリストからいったんExcelファイルを作成して編集者の方にお渡しするケースが大半です。項目の過不足を修正していただいたりグループ化・階層化をしていただいたりするためにはExcelのほうが作業性が良いと思うからです。

そのようなわけで、今回はInDesignレイアウトから索引用Excelファイルを作成する作業についてご紹介したいと思います。

※その後、編集者の方はExcelファイルとPDF(あるいはプリンタ出力物)を見比べながら項目を整理していくことになります。修正作業が多くなりそうな場合は最初からInDesignの索引機能は使用せず、PDFを見ながらExcelファイルを作成したほうが早いこともあります。



索引登録の基本操作


ドキュメント上の文字列(用語)を索引に登録するには、文字列を選択した状態で索引パレットの「新規索引項目を作成」ボタンをクリックします。読みをDTP作業者が手入力しなければならない(作業負担は大きい)という点は、編集者の方にも知っておいていただきたいと思います。

※読みを自動入力するJavaScriptを公開している方もいらっしゃいます→《選択した文字列を索引項目に登録するJavaScript(読み仮名自動入力、CS3〜)》。うまく活用すれば省力化に大いに役立つと思います。



索引用語リストの活用


編集者の方に索引用語のリスト(テキストデータ)を用意していただけると作業負担が少し軽減されます。


プラグイン「InDex」による索引登録


「InDex」は任意の「区切り文字」「アンダーライン」「段落スタイル」「文字スタイル」が設定された文字列を探して索引に登録するプラグインです(《エル・シー・エス》が販売)。登録時に読みも自動的に入力されるため作業効率が大幅に向上します。ここでは「アンダーライン」を手がかりに索引登録をおこなう手順をご紹介します。

※検索/置換でアンダーラインを適用する際、検索前に別の種類のアンダーラインが指定されていた箇所の線の体裁は変わってしまいます(さらにInDex実行後は線が消えてしまいます)。事故を防ぐため、検索/置換を実行する前に元ドキュメントは保存し、索引作成用の別名ドキュメントを使って作業すると良いでしょう。

※検索/置換で索引用の文字スタイルを適用する方法も考えられますが、検索前に適用されていた別の文字スタイルは解除されてしまいます。この際、改行位置などが変わってしまう可能性もあり危険だと思われます。



Excelファイルの作成


索引パレットからリストを書き出す際は「索引の作成」ボタンをクリックします。ダイアログの「項目分離」を適切に設定することが大切です。

※途中、正規表現による検索/置換のダイアログで「検索文字列」は^.*\t.*$となっています。^は段落行頭、.*は「0文字以上」、\tはタブ、$は段落の終わりを示します。つまり「段落の中にタブが存在する文字列」が対象だということです。一方「置換文字列」は\t$0となっています。$0は「検索した文字列」という意味なので、元の文字列の行頭にタブを1つ追加するということになります。



ブラケット内の文字列を索引登録する


プラグイン「InDex」を使い、ブラケットで囲まれた文字列を索引に登録します。


Word原稿で索引項目を指定しておく


Word原稿作成時点で索引登録したい文字列(用語)が決まっている場合、Word上で何らかの文字スタイルを適用しておきます。その文字スタイルをInDesignに反映し、さらに「InDex」を使用して索引登録することで後の作業がとても楽になります。


以前ご紹介した目次作成に比べて、索引の作成は少し複雑な作業になります。作業手順や仕上がり体裁について、DTP作業者と十分に打ち合わせをおこなうようお願いします。

サンプルデータはこちら《0814minimum.zip》です(CS4以降)。
posted by 照山裕爾 at 02:28| Comment(0) | TrackBack(0) | InDesign-その他の機能 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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